Chez Potloc, nous comprenons que nos candidats méritent de la transparence quant à la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons, ou traitons de toute autre manière leurs (“vos”) données personnelles. Cette Politique de Confidentialité du candidat («Politique de Confidentialité») contient des informations sur nos pratiques de traitement des données. Nous ajustons nos politiques et pratiques internes pour refléter les exigences des lois applicables, reconnaissant que nous opérons sous diverses législations applicables. Cette Politique de Confidentialité vise à décrire l'éventail le plus large des activités de traitement de Potloc afin que vous compreniez comment vos données personnelles sont collectées, utilisées et protégées.
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes, n'hésitez pas à nous contacter ! Vous pouvez envoyer un e-mail à privacy@potloc.com ou nous joindre par courrier aux adresses suivantes:
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Potloc, Inc. |
SAS Potloc France |
Potloc USA, Inc. |
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5420 bureau 300 Boulevard Saint Laurent, H2T 1S1 QC, Canada |
63 Rue Sainte-Anne, 75002 Paris 2 |
9 E. Loockerman Street, suite 311 Dover, DE 19901 |
Quand cette Politique de Confidentialité s’applique ?
Cette Politique de Confidentialité décrit nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de stockage, de divulgation et d'effacement («Traitement») des données personnelles vous concernant (vos «Données personnelles") dans le cadre de votre candidature à un emploi chez Potloc Inc. ou ses sociétés affiliées ou filiales mondiales, y compris SAS Potloc France et Potloc USA, Inc. (collectivement, "Potloc" ou "nous”).
Cette Politique de Confidentialité s'applique chaque fois que vous soumettez une candidature à un emploi à Potloc, qu'il s'agisse d'une candidature directe à l'un de nos postes vacants, y compris via notre page Carrières à l'adresse https://jobs.lever.co/Potloc, ou si notre équipe d'acquisition de talents vous contacte.
Quelles catégories de données personnelles est-ce que Potloc traite ?
Nous traitons certaines Données Personnelles, et notamment des Données Personnelles dites “sensibles” :
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Catégorie |
Types de données personnelles |
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Données d'identification |
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Données professionnelles |
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Données relative à l'immigration |
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Données salariales |
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Données sensibles |
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Données de performances |
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Vous ne devez inclure que les informations requises pour votre candidature à un emploi dans votre dossier de candidature, car nous pouvons ne pas être légalement autorisés à traiter des données personnelles supplémentaires et ces informations ne seront pas prises en compte dans notre processus d'embauche. Dans le cadre de notre engagement en faveur de l'égalité des chances en matière d'emploi, nous pouvons traiter des informations pour soutenir nos efforts de diversité et d'inclusion, qui peuvent inclure des informations sensibles et/ou démographiques anonymisées et/ou agrégées.
Veuillez noter que le défaut de fournir des informations exactes peut empêcher la conclusion d'un contrat de travail avec Potloc.
À quelles fins Potloc traite vos données personnelles ?
- Recherche et acquisition de candidats : Rechercher et identifier les profils pertinents pour attirer les candidatures, y compris la présélection des candidats,
- Processus de recrutement : Évaluation de l'aptitude du candidat à l'emploi et mesure de ses compétences professionnelles.
- Conformité et réglementation : Conformité aux lois et réglementations, aux politiques et procédures de Potloc, ainsi qu’aux responsabilités d’entreprise et aux exigences d’audit, telles que les lois sur l’emploi et l’immigration.
- Analytique : Effectuer une analyse de vos données personnelles pour soutenir nos pratiques commerciales telles que la promotion de l'égalité des chances en matière d'emploi.
Sur quelles bases juridiques Potloc traite vos données personnelles ?
De manière générale, le traitement de vos données personnelles est nécessaire à la conclusion et/ou à l'exécution de votre potentiel contrat de travail avec Potloc. En général, vous êtes tenu de fournir vos données personnelles, sauf dans des cas limités où nous indiquons que certaines données sont volontaires (par exemple, en relation avec votre origine raciale ou ethnique, votre sexe ou vos loisirs et préférences). La fourniture de ces précisions est indispensable à la conclusion du contrat de travail des candidats sélectionnés. De plus, certaines catégories d'informations et de documents (telles que les données personnelles, l'adresse, le statut de résident, etc.) sont exigées par la réglementation pour les candidats sélectionnés.
Nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes pour le traitement de vos données personnelles. Notez qu'au Canada, les informations personnelles ne peuvent être traitées qu'avec votre consentement ou lorsque la loi l'autorise.
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Finalité |
Catégories de données personnelles |
Bases légales |
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Recherche et acquisition de candidats |
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Processus de recrutement |
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Conformité et réglementation |
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Analytique |
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Où Potloc transfère vos données personnelles ?
1. Catégories de destinataires de votre Données personnelles
- Autres entités Potloc: Potloc peut transférer vos données personnelles à d'autres sociétés au sein des entités Potloc, comme le permettent les lois applicables. Le cas échéant, nous le faisons pour poursuivre des intérêts légitimes, car d'autres sociétés au sein de notre groupe de sociétés peuvent agir en tant que contrôleur de données aux fins énoncées dans les présentes.
- Tiers: Potloc peut transférer vos données personnelles à des agences et instances gouvernementales (par exemple, les autorités fiscales), aux compagnies d'assurance sociale, aux tribunaux et aux autorités gouvernementales, le tout conformément à la loi applicable et à des conseillers externes agissant en tant que contrôleurs (par exemple, des avocats, des comptables, des auditeurs). , etc.).
- Prestataires de services (au sein et hors du groupe): Dans le cadre de nos opérations normales, Potloc passe des contrats avec des prestataires de services tiers ou d'autres sociétés du groupe pour mener à bien certaines activités mondiales de gestion des ressources humaines (c'est-à-dire, vérification des antécédents, annuaire mondial, avantages sociaux mondiaux, recrutement mondial et facturation croisée des salaires et autres dépenses de rémunération parmi les sociétés du groupe bénéficiant des contributions des employés de Potloc) ou des tâches liées à l'informatique (c'est-à-dire pour la maintenance de systèmes et de réseaux mondiaux sécurisés).
- Partenaires commerciaux : Nous pouvons divulguer vos données personnelles dans le cadre de, ou pendant les négociations de, toute fusion, vente d'actifs, financement ou acquisition de tout ou partie de notre entreprise par une autre entité ou des investisseurs.
2. Transferts transfrontaliers de votre Données personnelles
Potloc peut transférer vos données personnelles en dehors de votre région. Certains destinataires sont situés dans des pays pour lesquels la Commission européenne a rendu des décisions d'adéquation, à savoir : la Suisse. Certains destinataires ont reçu une adéquation partielle, à savoir : le Canada et les États-Unis. Enfin, certains destinataires sont situés dans des pays pour lesquels la Commission européenne n'a pas rendu de décision d'adéquation au regard du niveau de protection des données. Même si ces informations se trouvent en dehors de votre région, elles sont soumises aux lois de la juridiction dans laquelle elles sont détenues et peuvent être soumises à la divulgation aux gouvernements, tribunaux, forces de l'ordre ou organismes de réglementation de ces autres juridictions conformément aux lois locales.
En concluant des accords de transfert de données appropriés basés sur des clauses contractuelles types ou d'autres moyens pour assurer la protection de vos données personnelles, Potloc a établi que tous ces destinataires fourniront un niveau adéquat de protection des données et que des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles appropriées sont en place. lieu pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte ou l'altération, l'utilisation, la divulgation ou l'accès non autorisés, et contre toute autre forme illégale de traitement. Tout transfert ultérieur (y compris vers nos sociétés affiliées en dehors de l'EEE) est soumis aux exigences de transfert ultérieur appropriées, comme l'exige la loi applicable.
Vous pouvez demander une copie de ces accords de transfert de données appropriés en nous contactant comme indiqué au bas de cette politique.
Combien de temps Potloc conserve vos données personnelles ?
Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour mener à bien le processus de recrutement ou autorisé par la loi applicable. Les données personnelles concernant les candidats sélectionnés seront intégrées à leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable après la fin de la relation de travail. Nous conserverons vos données personnelles jusqu'à l'expiration du délai de prescription pour toute action en justice. Si une action judiciaire ou disciplinaire est engagée, les données personnelles pourront être conservées jusqu'à la fin de cette action, y compris tout délai d'appel potentiel, et seront ensuite supprimées ou archivées dans la mesure permise par la loi applicable. Ensuite, nous supprimerons vos données personnelles de nos systèmes et enregistrements et/ou prendrons des mesures pour les détruire correctement ou les anonymiser afin que vous ne puissiez plus être identifié.
Nous conserverons les données des candidats non retenus pour le poste uniquement afin de constituer une base de données de CV et éventuellement de leur proposer de nouvelles opportunités d'emploi pendant une période de 3 ans, s'ils nous ont donné leur accord.
Comment Potloc protège mes données personnelles ?
Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données personnelles, en employant des mesures de protection physiques, techniques et administratives raisonnables pour préserver la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des informations sous notre contrôle. Par exemple, nous utilisons des partenaires de stockage de données cloud, à savoir les serveurs Google Cloud Platform et Amazon Web Services situés aux États-Unis, qui utilisent une infrastructure sécurisée dès la conception et des protections intégrées. Vos données personnelles sont stockées derrière des systèmes protégés par mot de passe avec des connexions chiffrées (TLS/SSL). Nous prenons des mesures pour garantir que seules les personnes qui ont besoin d'accéder à vos informations pour exercer leurs fonctions y ont accès.
Veuillez toutefois noter qu'aucune méthode de transmission d'informations sur Internet ou de stockage d'informations n'est totalement sécurisée.
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Vous pouvez envoyer un email à privacy@potloc.com pour exercer vos droits.
Nous nous efforcerons de vous fournir une assistance sans frais pour votre demande. Toutefois, si la loi le permet, des frais raisonnables peuvent être exigés pour une transcription, une reproduction ou l'envoi d'une copie de vos données personnelles. Si nous devons facturer des frais pour traiter votre demande, nous vous contacterons avant de traiter votre demande.
Pour des raisons de sécurité et afin d'éviter toute demande frauduleuse, nous pouvons être amenés à vous demander de fournir un justificatif d'identité. Dans ce cas, nous n'utiliserons pas ces données personnelles à d'autres fins.
Sauf accord contraire, et sauf si un délai de réponse plus long est autorisé par la loi, nous répondrons à votre demande dans un délai de trente (30) jours. N'oubliez pas que les droits ne sont pas absolus et peuvent être refusés. Si votre demande est refusée, nous vous en informerons par écrit et vous fournirons des motifs détaillés et des informations sur la manière de contester notre décision.
1. Quebec
Au Québec, conformément à Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé («Loi sur le secteur privé du Québec"), vous pouvez avoir certains des droits tels que
- Le droit de contrôler la diffusion de vos informations personnelles (c'est-à-dire le droit à la désindexation) ;
- Le droit à la portabilité des données ;
- Le droit d’être informé et de soumettre des observations concernant la prise de décision automatisée ;
- Le droit d’accès ;
- Le droit à la rectification ;
- Le droit de retirer son consentement ;
- Le droit de demander des informations sur le traitement des données ; et
- Le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l’information du Québec.
2. Espace économique européen et Royaume-Uni
Si vous résidez dans l’Espace économique européen ou au Royaume-Uni, Règlement de l’Union européenne 2016/679 du 27 avril 2016 («RGPD UE") et le règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni ("RGPD Royaume-Uni»), (collectivement, «RGPD»), peut s’appliquer à vous.
En vertu du RGPD, vous pouvez bénéficier de certains droits, tels que
- Le droit d’être informé ;
- Le droit de retirer son consentement, lorsque le consentement est la base légale qui permet le traitement de vos données ;
- Le droit d’accès ;
- Le droit à la rectification ;
- Le droit à l’effacement ;
- Le droit à la limitation du traitement ;
- Le droit à la portabilité des données ;
- Le droit de s’opposer au traitement ;
- Les droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage ; et
- Le droit de déposer une plainte auprès des autorités de protection des données.
Vous pouvez consulter une liste des autorités européennes de protection des données ici.
Au Royaume-Uni, le Bureau du commissaire à l’information a publié un Guide vous informant de l’exercice de ces droits.
Qui est le responsable de la protection des renseignements personnels / délégué à la protection des données de Potloc et comment puis-je les joindre ?
Si vous avez des questions concernant la manière dont Potloc traite vos données personnelles ou pour exercer vos droits, veuillez nous contacter directement à privacy@potloc.com ou:
À l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels / du délégué à la protection des données,
5420, bureau 300, boulevard Saint-Laurent, H2T 1S1 QC, Canada
dpo@potloc.com
Comment saurez-vous que cette Politique de Confidentialité a changé ?
De temps en temps, nous pouvons mettre à jour cette Politique de Confidentialité. Sous réserve des lois applicables, nous vous informerons de tout changement. Toute mise à jour entrera en vigueur dès la publication de la politique révisée. La dernière mise à jour de cette politique est indiquée par la date indiquée en haut de cette dernière.